电子文件对档案工作的影响及对策/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-26 13:50:25   浏览:9366   来源:法律资料网
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电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

  所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:?1 电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;?2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;?3 电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;?4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

  1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2?由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

  3?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

  1?对档案本质属性的影响

  原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

  2?对档案来源原则的影响

  来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重全宗,从内部来看是尊重原始顺序。目前,随着大量电子文件的产生,后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源,从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题,才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此,要确定档案的来源,不可仅局限于寻找一个恰切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,按照原始顺序进行整理等,而必须正确说明档案的原始联系,了解在整个生命周期中文件组合的变化,应随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则。

  3?对档案学理论研究内容的影响

  档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

  1?做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

  2?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  3?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

  4?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

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中共深圳市委、深圳市人民政府关于印发《深圳市公司工会工作暂行规定》的通知

广东省中共深圳市委 深圳市人民


中共深圳市委、深圳市人民政府关于印发《深圳市公司工会工作暂行规定》的通知
中共深圳市委 深圳市人民政府


通知
各区,市直和深各局以上单位,市属各企业:
现将《深圳市公司工会工作暂行规定》印发给你们,请认真贯彻执行。

深圳市公司工会工作暂行规定

第一章 总 则
第一条 为了适应建立现代企业制度的需要,充分发挥工会组织在维护员工的合法权益、建立协调稳定的劳动关系、提高员工队伍素质、促进企业发展和社会稳定等方面的作用,根据《中华人民共和国工会法》《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国公司法》及其他有关法规,
特制定本规定。
第二条 本规定适用于在深圳市依法设立的国有独资有限责任公司、有限责任公司和股份有限公司(以下统称“公司”)。
第三条 公司工会在公司党组织和上级工会的领导下,代表和维护员工利益,依法独立自主地开展工作。
第四条 公司工会依法履行维护、建设、参与、教育等项社会职能,保护和调动员工的积极性,充分发挥员工的主人翁作用。

第二章 公司工会的组织建设
第五条 公司工会组织依法建立。
凡未建立工会组织的公司,必须依法组建工会;任何单位不得随意撤销工会组织,或把工会工作机构合并、归属到其他部门。
第六条 公司工会设立经费审查委员会、女职工委员会(女会员不足25人的设女职工委员)。
第七条 依法建立公司劳动争议调解委员会。工会代表为公司劳动争议调解委员会主任。
第八条 公司工会根据实际情况,配备专职或兼职工会工作人员。
第九条 公司工会主席、副主席应由热心工会工作,有群众工作经验,作风民主,廉洁勤政,年富力强,有开拓、奉献精神和一定经营管理知识、组织领导能力的会员担任。
第十条 公司工会主席、副主席经会员民主选举产生。在任期未满、劳动合同期满时,可延续至任期届满;确因工作需要调动的,应事先征得本级工会委员会和上级工会同意。
第十一条 公司工会专职主席,按公司党政副职条件配备。其他专职工作人员的待遇,比照同级党务、行政工作人员的待遇确定。
第十二条 公司工会工作人员、新当选的工会主席或副主席,应当按规定参加上岗资格培训、适应性岗位培训以及各种业务知识学习。
第十三条 公司应当依法及时、足额向本公司工会拨交工会经费。
第十四条 公司工会组织具备民法通则规定的法人条件的,由上级工会依法确认后,取得社会团体法人资格。

第三章 公司工会的工作职责
第十五条 公司工会主要有以下职责:
(一)代表和维护员工的合法权益,保证员工享有《劳动法》及深圳经济特区劳动法规规定的平等就业和选择职业、取得劳动报酬、休息休假、获得劳动安全卫生保护、接受职业技能培训、享受社会保险和福利等各项权利;
(二)组织员工参加民主管理和民主监督,在制度上保证员工参与公司的经营管理、决策及监督,在涉及员工切身利益等重大问题上代表员工提出意见和建议;
(三)支持公司经营机构依法行使职权,协助公司教育和组织员工完成生产和工作任务,提高职业道德和职业技能,遵守劳动纪律,执行劳动安全卫生规程;
(四)协助公司党政抓好员工的思想政治工作和企业文化建设,增强公司的凝聚力;
(五)配合公司组织员工因地制宜开展劳动竞赛、合理化建议、技术革新、岗位练兵、安全生产等活动,动员员工为公司多做贡献;
(六)组织和参与员工董事、监事的提名、选举、更换工作;
(七)参与公司内部劳动、人事、工资和社会保障制度改革;
(八)承担公司员工持股会的管理工作,代表持股员工行使股东权利;
(九)贯彻公司党组织的有关决议和执行上级工会的决定,开展工会各项活动;
(十)听取、反映员工的意见和要求,关心员工的生活,帮助员工解决困难,全心全意为员工服务。
第十六条 公司工会主席的职责:
(一)负责本公司工会的全面工作;
(二)协助、配合公司搞好生产和经营管理,维护经理在生产经营管理中的权威;
(三)组织本公司员工代表同公司依法进行平等协商,代表员工同公司签订集体合同或者单项协议;
(四)代表员工进入公司董事会或监事会,参与公司各层次决策和监督;
(五)督促公司依法建立职工代表大会制度或者其他民主管理制度;
(六)在本公司的属下公司建立工会组织,对其工会负责人的人选提出意见和建议,并实行领导和管理。

第四章 公司工会的工作制度
第十七条 公司工会通过建立和完善民主参与、民主管理制度,实现员工对公司的有效监督,形成公司内部团结合作、相互约束的制衡机制。
第十八条 建立和完善职工代表大会制度:
(一)国有独资有限责任公司、国有控股的有限责任公司和股份有限公司,依法建立和完善以职工代表大会为基本形式的公司民主管理制度。公司工会是职工代表大会的工作机构。
职工代表大会的职权包括:
1、听取和讨论关于本公司发展、生产经营重大决策方案的报告,提出意见和建议;
2、讨论通过集体合同草案;
3、审议有关员工工资、奖金分配、安全生产和劳动保护措施的方案及重要规章制度等重大问题;
4、审议决定公司提出的公益金使用方案;
5、评议、监督本公司董事、经理等高级管理人员,向有关方面提出奖惩的建议;
6、依法选举、更换公司董事会和监事会中的员工代表;
7、听取关于公司业务招待费使用情况报告,以及其他须经职工代表大会审议或者决定的事项。
(二)未实行职工代表大会制度的其他有限责任公司和股份有限公司,由工会代表员工实行民主管理。
由工会代表员工实行民主管理的,应建立相应制度:
1、公司研究决定有关员工工资、福利、安全生产、劳动保护等涉及员工切身利益及重大生产经营问题时,应当事先听取工会及员工代表的意见和建议;
2、工会主席列席经理办公会议;
3、公司董事会或经理向工会会员代表大会通报生产经营情况,工会应组织员工讨论并提出改进生产经营和管理的建议,公司应认真接受员工提出的建议;
4、代表员工与公司进行平等协商、签订集体合同;
5、组织员工对本公司董事、经理等高级管理人员进行评议,并将评议结果及建议通知有关方面;
6、依法选举、更换董事会、监事会中的员工代表;
7、其他须经全体员工讨论或者决定的事项。
第十九条 建立平等协商和签订集体合同制度:
(一)公司应当依照《劳动法》的规定,与工会建立平等协商签订集体合同制度,增强双方合作,共谋公司发展;
(二)集体合同的主要内容:1、劳动报酬;2、工作时间和休息休假;3、保险福利;4、劳动安全与卫生;5、技能培训;6、合同期限;7、违反集体合同的责任;8、双方认为应当协商约定的其他事项等;
(三)集体合同草案应提交公司职工代表大会或者员工大会讨论通过;
(四)对参与平等协商和签订集体合同的员工代表的权益,依照本公司集体合同的有关条款予以保护。
第二十条 员工董事、监事的产生:
(一)国有独资有限责任公司、国有控股的有限责任公司和股份有限公司,应由员工民主选举一定数量的员工代表参加董事会。员工董事不超过董事会成员总数的三分之一;
(二)有限责任公司、股份有限公司的监事会,应由员工民主选举一定数量的员工代表参加。员工监事不超过监事会成员总数的三分之一;
(三)员工董事、监事应由能够代表员工利益,反映员工的意见和要求,为员工所拥护和信任,具有一定的经营管理知识、工作经验和良好素质的人担任。有《公司法》第五十七条规定的情形之一者,不得当选为董事或监事;
(四)公司董事会、监事会中的员工代表,由工会组织员工提名,并由职工代表大会选举产生和更换;未实行职代会制的公司由工会组织员工民主选举产生和更换;
(五)员工董事、监事在任职期间和离任三年内,公司不得因其履行职务(除个人行为过错外)的原因,解除劳动合同或作不利其就业条件的岗位变动。
第二十一条 积极支持公司建立内部员工持股制度:
(一)实行内部员工持股制度的公司工会应按照深圳市有关规定,积极支持公司建立内部员工持股制度,组织建立公司员工持股会;
(二)公司工会以社团法人资格承担员工持股会的管理工作。员工持股会的代表依法进入公司董事会。
第二十二条 适应公司制企业特点,建立和健全公司工会工作机制以及其他相关工作制度。

第五章 附 则
第二十三条 本规定未尽事项,按照《中国工会章程》、国家和深圳经济特区有关法律、法规及规定执行。
第二十四条 本规定自发布之日起施行。






1996年11月12日

朱家尖大桥管理办法

浙江省舟山市人民政府


政府令第33号

《朱家尖大桥管理办法》已经市政府第64次常务会议审议通过,现予发布,自2011年9月15日起施行。



市长 :

二○一一年九月十五日



朱家尖大桥管理办法


第一条 为加强朱家尖大桥保护,保障其完好、安全、畅通,根据《中华人民共和国公路法》、《中华人民共和国道路交通安全法》、《公路安全保护条例》等有关法律、法规规定,结合本市实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于朱家尖大桥及其安全保护区和桥区水域的保护和管理活动。

第三条 本办法所称朱家尖大桥,是指普通国道杭朱线舟山段普陀东港至朱家尖的跨海公路桥梁及东港高架、匝道,不包括两端路堤。

本办法所称的安全保护区,是指桥梁周围200米范围内,禁止从事采矿、采石、取土、爆破作业等危及公路、公路桥梁安全活动的区域。

本办法所称的桥区水域,是指大桥轴线南、北各1.0海里处连线与岸线所围成的水域。

第四条 市交通运输主管部门主管朱家尖大桥保护工作。

市公路管理机构负责朱家尖大桥的养护和路政管理,具体工作由其所属的朱家尖大桥管理机构(以下简称大桥管理机构)实施。

海事管理机构负责朱家尖大桥桥区水域水上交通安全监督管理,桥区水上航标由航标管理机构负责维护。大桥管理机构应当依法协助。

公安、港航、海洋与渔业、安全生产等行政管理部门按照各自职责依法负责朱家尖大桥的有关监督管理工作。

普陀区人民政府及其工作部门应当配合大桥管理机构实施本办法。

第五条 大桥管理机构应当按照国务院交通运输主管部门的规定对桥梁、引道及其附属设施进行巡查,并制作巡查记录;发现坍塌、坑槽、隆起等损毁的,应当及时设置警示标志,或根据具体情况及时采取相应的安全措施。

第六条 桥梁、引道及其附属设施的养护,应当按照国务院交通运输主管部门规定的技术规范和操作规程实施作业。

第七条 进行养护作业时,应当统筹安排作业计划,避免造成交通堵塞。

第八条 养护作业人员作业时,应当穿着统一的安全标志服。养护车辆、机械设备作业时,应当设置明显的作业标志,开启危险报警闪光灯。

第九条 在安全保护区内进行涉路施工活动,建设单位应当向市公路管理机构提出申请,由市公路管理机构依法作出许可或者不予许可的决定。

大桥管理机构应当按照许可的设计和施工方案,对被许可单位的施工作业,以及有关质量、安全防护措施进行监督;并在涉路施工完毕后,参与公路方面的验收。

第十条 驾驶人驾驶机动车上桥行驶,应当保持车距,自觉遵守交通标志、标线等有关通行规定;遇恶劣天气、突发事件时,应当遵守限制通行的告示。

第十一条 下列车辆禁止上桥:

(一)有遗洒、飘散现象或者装载明显不规范的车辆;

(二)超过桥梁限载标准的车辆;

(三)超长、超宽、超高的车辆。

教练车不准上桥进行驾驶培训活动。

第十二条 运载不可解体的超长、超宽、超高物品的车辆,或者轮式专用机械、铁轮车、履带车和可能损害路面的机具,确需过桥的,经市公路管理机构批准,采取有效防护措施后,按大桥管理机构指定的时间通行。

第十三条 运输危险化学品的车辆过桥前,应当依法办理有关准运手续。

第十四条 大桥东港端高架禁止行人及非机动车通行。

行人上、下桥应沿扶梯或大桥引(匝)道的外边缘行走;非机动车上、下桥应当沿大桥引(匝)道的外边缘行驶。

行人过桥应当在车行道边缘线外或人行道内行走,禁止横穿机动车道或在机动车道内行走。

非机动车过桥,应当在车行道边缘线外行驶或者在人行道推行,车辆不得停放。

第十五条 跨海桥梁自东向西依次设置三个通航孔:1号通航孔(主通航孔东侧副通航孔), 2号通航孔(主通航孔), 3号通航孔(主通航孔西侧副通航孔)。

朱家尖大桥水域通航安全管理规定另行制定。

第十六条 任何单位或个人不得在桥梁、引道及其用地范围内进行损坏、污染公路和影响公路畅通的活动;不得损坏、擅自移动、涂改桥梁、引道的附属设施。

第十七条 安全保护区内不得进行危及桥梁、引道安全的活动。

第十八条 在桥区水域内,不得采掘、爆破、捕捞、倾倒废弃物,不得进行其他有碍桥梁安全的作业。

第十九条 造成桥梁、引道及其附属设施损坏的,责任者应当立即报告大桥管理机构,并接受大桥管理机构等有关管理部门的现场调查;危及交通安全的,还应当设置警示标志或者采取其他安全防护措施。

第二十条 对桥梁、引道及其附属设施造成损害的,应当依法承担民事责任。

第二十一条 违反本办法规定的,按照相关法律、法规、规章的规定予以处罚。

第二十二条 有关行政管理部门、公路管理机构的工作人员玩忽职守、徇私舞弊、滥用职权,依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第二十三条 本办法自2011年9月15日起施行。1999年6月24日舟山市人民政府发布的《朱家尖海峡大桥管理暂行办法》同时废止。